管理会社を変更する際の入居者への連絡

賃貸の管理会社を変更する際には、かならず事前に入居者への連絡が必要です。当ページでは、管理会社変更に伴う入居者への連絡手順、ポイント、注意点などについて解説します。

入居者へ連絡する必要性

連絡はオーナーの契約上の義務

管理会社の変更は、オーナーと管理会社との間で自由に決められます。ただし、オーナーと入居者との契約は以前のままの内容で継続しているため、当初の契約内容（旧管理会社が管理する旨）が変更されれば重要事項の変更となり、契約上、オーナーには入居者への連絡義務が生じます。

連絡するタイミング

連絡のタイミングに決まりはありませんが、管理会社の変更が決まり次第、できるだけ早い段階で連絡すべきです。

連絡が遅れた場合のリスク

連絡が遅れた場合、次のようなリスクが生じます。

• 旧管理会社に家賃が振り込まれる
• 入居中のトラブルの連絡先が混乱する
• 不透明な管理体制に入居者が不信感を抱く（退去検討も）

これらのリスクを回避するため、オーナーは迅速に入居者へ連絡する必要があります。

連絡方法と連絡する内容

連絡方法

書面の郵送、ポスト投函、メール、電話などで連絡します。原則として書面で伝える形とし、メールや電話は補完的な連絡方法と考えましょう。

連絡する内容

最低限、次の内容は明記します。

• 管理会社変更日
• 新しい管理会社の名称・住所・電話番号
• 家賃振込先の変更内容（口座名義・銀行名など）
• 緊急時の連絡先

加えて、オーナーや旧管理会社からのメッセージがあれば、入居者は安心するでしょう。

入居者からの問い合わせ対応

書面やメールなどで必要事項を伝えた後、改めて入居者からオーナーや旧管理会社へ問い合わせが入ることもあります。

問い合わせ内容の主な例は、「家賃の額は変わらない？」「ほかに重要な契約内容の変更はある？」「対応の品質が低下しない？」など。これらの問い合わせに迅速・明確に回答できるよう、あらかじめ予想される質問に対する回答を準備しておくようにしましょう。

また、入居者との信頼関係を維持するため、問い合わせには迅速に返すよう心がけてください（最低でも24時間以内）。

トラブルを回避するための注意点

家賃の振込ミスを防ぐための対応策

家賃の振込ミスを防止するため、次のような対応策を実施しましょう。

• 通知書に新たな振込口座を「大きく」記載する
• 初回振込時は、事前に確認の電話やメールを入れる

クレームに対する準備

管理会社変更に伴うクレームに備え、次のような準備をしておきましょう。

• 通知書に「よくある質問（FAQ）」を同封しておく
• 全戸への連絡状況をリスト管理する
• 新たな管理会社のクレーム受付体制を確認する（必要に応じて是正を促す）

編集チームまとめ

管理会社の変更に際し、入居者へ少しでも不安を与えないよう丁寧に対応をすることが、入居者との長期的な信頼関係維持につながります。一時的には入居者からの問い合わせが多くなる可能性もありますが、問い合わせがなくなり管理体制が落ち着くまで、オーナーは入居者ファーストの姿勢で謙虚に対応しましょう。

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